Hóa đơn

Lưu trữ hóa đơn giúp quản lý công nợ một cách hiệu quả bằng cách quản lý trạng thái, lưu giữ các thông tin quan trọng của một hóa đơn cần có như: Thông tin khách hàng, sản phẩm, số tiền, thuế, ngày tạo, hạn trả….

Hệ thống còn tự động gửi email nhắc nhở đối với các sản phẩm / dịch vụ có chu kỳ thanh toán hoặc không có chu kỳ. Từ đó góp phần giúp nhân viên, khách hàng đặc biệt là nhân viên kế toán sắp xếp công việc, nhắc nhở thanh toán, thu hồi công nợ đúng hạn.

Hóa đơn sẽ tự động sinh ra khi có đơn đặt hàng cho sản phẩm / dịch vụ có chu kỳ. Hoặc nhân viên có thể tự tạo hóa đơn cho các sản phẩm / dịch vụ khác, hóa đơn cho chi phí phát sinh trong quá trình triển khai sản phẩm / dịch vụ.

Xem danh sách hóa đơn tại giao diện Hóa đơn

Các nút trên hệ thống:

· : Chỉnh sửa hoá đơn.

· : Xem hoá đơn.

1. Tạo hóa đơn mới

Vào Hóa đơn → Tạo hóa đơn mới

Nhập các thông tin theo mẫu. (Thông tin có dấu * là bắt buộc)

- Chọn khách hàng: Nhập tên hoặc email để tìm kiếm khách hàng

- Đơn vị tiền: Sử dụng đơn vị tiền cấu hình mặc định của hệ thống tại THIẾT LẬP → Tài chính → Đơn vị tiền

- Thêm sản phẩm hoặc biên nhận vào hóa đơn:

o Thêm sản phẩm: Chọn sản phẩm có sẵn để thêm hoặc click vào để thêm sản phẩm mới

o Phân công biên nhận: Tạo hóa đơn (biên nhận) cho công việc đã phân công. Tham khảo xCRM – Vận hành.

Điều chỉnh các thông tin sản phẩm, mô tả, số lượng, giá, thuế (nếu có).

Click vào như hình dưới đây để thêm sản phẩm cho hóa đơn.

Bạn có thể thêm nhiều sản phẩm hoặc biên nhận cho một hóa đơn. Hệ thống sẽ tự động tính ra tổng tiền trên hóa đơn dựa theo giá và thuế đã đặt trước cho sản phẩm hoặc trong phân công công việc.

- Chiết khấu: Nhập giá trị theo % hoặc số tiền cố định mà bạn muốn. Cần chọn loại chiết khấu (Trước thuế hoặc Sau thuế) trước khi nhập giá trị.

- Tổng tiền có thể điều chỉnh bằng cách nhập vào giá trị dương (cộng thêm) hoặc âm (trừ đi) vào ô “Điều chỉnh”.

- Bạn có thể thêm Ghi chú của khách hàng, Điều khoản & luật lệ trước khi hoàn tất

Sau cùng, Lưu thành nháp hoặc Lưu lại hoặc tùy chọn các chức năng khác trong nút Lưu lại: Lưu lại và gửi đi, Lưu lại và gửi sau, Lưu và Ghi lại thanh toán.

2. Quản lý và chỉnh sửa hóa đơn

a. Các hóa đơn định kỳ

Là hóa đơn được đánh dấu “ĐỊNH KỲ” như ảnh sau. Để tạo hóa đơn này, chọn giá trị khác “Không” tại trường “Gửi hóa đơn định kỳ” lúc tạo hoặc chỉnh sửa hóa đơn.

b. Chỉnh sửa hóa đơn

Các trường thông tin của hóa đơn giống như thông tin lúc tạo hóa đơn. Quý khách có thể điều chỉnh và sau đó cập nhật bằng cách Lưu lại.

c. Xem và quản lý chi tiết hóa đơn

Bên trái là danh sách các hóa đơn

Bên phải là chi tiết hóa đơn đang được chọn và các tab:

- Hóa đơn: Các thông tin tổng hợp có trong hóa đơn

- Thanh toán (chỉ hiện khi hóa đơn đã có giao dịch thanh toán): Lưu lại lịch sử thanh toán

- Phân công: Tạo công việc để phân công cho nhân viên (Ví dụ tạo công việc “Thu hồi công nợ của hóa đơn này” và phân công cho nhân viên kế toán thực hiện).

- Nhật ký hoạt động: Lưu nhật ký các thao tác mà nhân viên hoặc khách hàng đã thao tác trên hóa đơn này.

- Nhắc nhở: Tạo lời nhắc, ví dụ: Lời nhắc quá hạn thanh toán vào 8h ngày 30/04/2021 và gửi email nhắc cho nhân viên được chỉ định

- Ghi chú: Thêm ghi chú cho hóa đơn

- Theo dõi email: Lịch sử các email đã gửi cho hóa đơn này

- Theo dõi lượt xem: Lịch sử xem hóa đơn của nhân viên và khách hàng.

- Các nút chức năng khác:

o Thanh toán: Ghi lại (thêm) giao dịch thanh toán cho hóa đơn.

§ Nếu Số tiền nhận được đủ thanh toán cho giá trị hóa đơn (Số tiền chưa thanh toán) thì sau khi lưu lại, trạng thái hóa đơn sẽ chuyển thành “Đã thanh toán”

§ Nếu Số tiền nhận được ít hơn giá trị hóa đơn thì trạng thái sau khi lưu của hóa đơn là “Đã thanh toán một phần”

Lưu ý: Không được nhập “số tiền nhận được” lớn hơn giá trị hiện tại của hóa đơn.

o Chỉnh sửa hóa đơn

o Xem, in, tải xuống

o Gửi email

o Xem thêm: Xóa hóa đơn và các chức năng khác