Hợp đồng

I. MẪU HỢP ĐỒNG: Chọn BÁN HÀNG -> Bán hàng → Hợp đồng -> Mẫu hợp đồng

Chọn Thêm mẫu mới hoặc sao chép mẫu sẵn có bằng cách click vào nút sao chép cuối dòng Contract Template default

Sau khi sao chép thì bấm vào edit để điều chỉnh nội dung hợp đồng cho phù hợp

II. KHỞI TẠO HỢP ĐỒNG TỪ BÁO GIÁ

Chọn BÁN HÀNG -> Bán hàng → Báo giá

Chọn báo giá muốn khởi tạo hợp đồng

Chọn vào nút Xem thêm -> Tạo hợp đồng

Giao diện khởi tạo hợp đồng, vui lòng điền các thông tin hợp đồng phía bên trái:

• Khách hàng: hệ thống tự động chọn dựa vào báo giá

• Dự án: tự động chọn hoặc quý khách tự chọn dự án liên quan

• Báo giá: tự động chọn

• Chủ đề: Đặt tên hợp đồng để dễ tìm kiếm sau này

• Giá trị hợp đồng: tự động điền dựa vào hóa đơn

• Mẫu hợp đồng: Chọn mẫu hợp đồng, hệ thốn sẽ tự động tải nội dung trong hợp đồng mẫu lên.

• Loại hợp đồng: chọn loại hợp đồng để phân loại

• Chọn ngày bắt đầu và kết thúc hợp đồng.

• Sau khi điền đầy đủ thông tin, vui lòng kiểm tra lại nội dung trong hợp đồng đã được tự động tải lên và điều chỉnh lại nội dung ở đây cho phù hợp với từng khách hàng, đơn hàng.

• Bấm nút lưu lại để lưu các thay đổi

Phê duyệt hợp đồng: Sau khi lưu hợp đồng, vui lòng kiểm tra lại nội dung rồi bấm nút gửi yêu cầu phê duyệt để gửi hợp đồng lên cấp trên ký và gửi cho khách hàng. Để kiểm tra nội dung hợp đồng vui lòng bấm vào nút xem thêm -> Xem trước hợp đồng, lúc này bạn sẽ được xem nội dung hợp đồng như khách hàng sẽ nhận được.

Sau khi gởi yêu cầu phê duyệt, quản lý sẽ nhận được thông báo. Quản lý sẽ kiểm tra và ký tên vào hợp đồng trước khi gửi cho khách hàng.

Người quản lý có thể thiết lập chứ ký mặc định để ký khi được yêu cầu ký hợp đồng hoặc vẽ chữ ký như trên. Sau khi vẽ chữ ký, hệ thống sẽ tự động gửi hợp đồng qua email cho khách hàng ký.

Thiết lập chữ ký mặc định:

Bước 1: Click vào hình đại diện -> chọn Tiểu sử của tôi

Bước 2: Chọn Cấu hình chữ ký cá nhân -> Thêm chữ ký

Hệ thống hỗ trợ 02 phương thức cấu hình chữ ký cá nhân: Tải ảnh chữ ký hoặc vẽ chữ ký.

• Thiết lập Loại hợp đồng

Trên thanh menu chọn vào Bán hàng -> Hợp đồng -> Các loại hợp đồng

Danh sách loại hợp đồng hiện có, kèm theo số lượng hợp đồng của mỗi loại.

Bấm vào nút Loại hợp đồng mới -> điền tên vào và bấm nút lưu để hoàn thành.

2. Quản lý, chỉnh sửa hợp đồng

Danh sách hợp đồng được liệt kê trong HỢP ĐỒNG.

Để xem, chỉnh sửa hoặc xóa, chọn vào nút tương ứng trên từng hợp đồng (rê chuột đến Chủ đề hợp đồng).

Chỉnh sửa hợp đồng

Bên phải là thông tin cơ bản của hợp đồng như lúc tạo. Các thông tin cho phép thay đổi, cập nhật theo nhu cầu.

Bên trái bao gồm các tab sau:

a. Hợp đồng

Văn bản thông tin các bên, nội dung, điều khoản, chi tiết hợp đồng.

Nội dung được soạn tại đây sẽ được kết xuất PDF hoặc sử dụng làm nội dung email gửi cho khách hàng tham khảo về hợp đồng trước khi tiến hành ký kết.

i. Xem / tải xuống

Các chức năng: Xem tập tin PDF, tải xuống hoặc in

ii. Gửi email

Gửi email hợp đồng cho khách hàng

Email được soạn theo mẫu được quản trị viên cấu hình trong Thiết Lập → Email Mẫu

Nhập thêm người nhận email vào trường CC nếu có

iii. Xem thêm

Xem hợp đồng bằng trình duyệt web

Đánh dấu hợp đồng đã ký

Sao chép hoặc xóa hợp đồng

b. Tập tin đính kèm

Tải lên các tài liệu khác liên quan đến hợp đồng. Ví dụ: Hướng dẫn sử dụng, thông tin sản phẩm,…hoặc bản scan hợp đồng đã ký bằng tay.

c. Bình luận

Cho phép khách hàng, nhân viên hoặc quản trị viên thêm bình luận về hợp đồng.

d. Lịch sử làm mới hợp đồng

Gia hạn hợp đồng với thời gian và giá trị mới.

Sau khi gia hạn thành công, hệ thống sẽ lưu lại lịch sử gia hạn.

e. Phân công

Tham khảo xCRM – Vận hành.

f. Ghi chú

Thêm ghi chú cho hợp đồng

g. Mẫu

Tạo trước các mẫu hợp đồng để áp dụng cho nội dung.

Chọn Thêm mẫu mới và nhập Tên, nội dung hợp đồng mẫu.

Sau khi tạo mẫu hợp đồng, chọn Chèn để đưa nội dung mẫu vào hợp đồng

Chọn các nút tương ứng để Chỉnh sửa hoặc Xóa mẫu.

h. Theo dõi email

Lưu lịch sử các email đã gửi.