Khởi tạo xCRM

I. Hướng dẫn order xCRM

• Bước 1: Đăng ký và kích hoạt 1 tài khoản tại https://cms.nxcloud.vn.

• Sau khi đăng ký, hệ thống sẽ tự động gửi email chứa đường link kích hoạt tài khoản vào email của quý khách. Xin vui lòng click vào đường link phía trong email để kích hoạt tài khoản.

• Bước 2: Sau khi đăng ký và kích hoạt tài khoản, quý khách vui lòng vào menu Dịch vụ -> xCRM để lựa chọn gói xCRM phù hợp với nhu cầu của mình. Chi tiết các tính năng quý khách có thể tham khảo tại đây: https://nxcloud.vn/san-pham/xcrm

• Bước 3: Chọn chu kỳ thanh toán và số lượng người dùng và bấm nút thanh toán để tiến hành order.

• Bước 4: Thanh toán hóa đơn vừa được sinh ra để tiếp tục.

II. Hướng dẫn khởi tạo xCRM

Hướng dẫn này dành cho quý khách có nhu cầu sử dụng xCRM trên máy chủ của NXCLOUD. Đối với quý khách tự trang bị máy chủ để tải xCRM về cài đặt thì vui lòng bỏ qua hướng dẫn này.

• Bước 1: Sau khi thanh toán hóa đơn xong, quý khách vui lòng click chọn vào mục Bản quyền để bắt đầu khởi tạo hệ thống xCRM của quý khách.

• Bước 2: Click chọn vào gói bản quyền muốn khởi tạo. Quý khách có thể có nhiều hơn 1 bản quyền xCRM trong 1 tài khoản.

• Bước 3: Click vào nút “KHỞI TẠO XCRM” phía dưới bên phải để tiến hành khởi tạo xCRM.

- Bước 4: Màn hình khởi tạo hiện lên, ở đây có 2 lựa chọn: Sử dụng domain riêng của quý khách để truy cập vào hệ thống xCRM, hoặc sử dụng tên miền của xCRM để truy cập vào hệ thống xCRM của quý khách.

- Trường hợp 1: Sử dụng tên miền của quý khách. Quý khách sẽ chọn ra 1 subdomain của mình để cài đặt xCRM. Sau khi chọn subdomain quý khách chỉ cần trỏ record A về IP theo hướng dẫn.

Ví dụ: Ở đây sử dụng sub domain: crm.nxcloud.vn. Các bước cần tiến hành:

Bước 1: Login vào DNS quản lý của tên miền nxcloud.vn.

Bước 2: Tạo một record A (Host) và trỏ về IP 103.149.172.45

Sau khi trỏ xong thì bấm nút kiểm tra để check hệ thống đã cập nhật DNS hay chưa. Nếu vẫn còn hiện chữ x màu đỏ và dòng thông báo tức là tên miền vẫn chưa được cập nhật. Xin vui lòng đợi và bấm nút kiểm tra cho đến khi nào tên miền được cập nhật thì bấm nút Tiếp tục.

Bấm kiểm tra cho đến khi nào tên miền được trỏ về thành công, sau đó bấm Tiếp tục

- Trường hợp 2: Sử dụng tên miền của xCRM

Quý khách chỉ chọn vào “Sử dụng tên miền của xCRM” sau đó bấm Tiếp tục.

Ở màn hình nhập tiên miền, quý khách chọn 1 sub domain muốn sử dụng và bấm nút Tiếp tục.

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra subdomain đó đã được sử dụng hay chưa, nếu chưa được sử dụng thì quý khách có thể chọn và sử dụng sub domain đó để đăng nhập vào hệ thống.

Bước 5: Nhập tài khoản admin mặc định cho hệ thống xCRM của bạn.

Bấm Hoàn thành và đợi hệ thống tiến hành khởi tạo.

Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tự động trả về màn hình quản lý Bản quyền. Quý khách chỉ cần click vào liên kết dịch vụ để đăng nhập. Thời gian khởi tạo hệ thống khoảng 5-10 phút.

III. Hướng dẫn thiết lập cơ bản

1. Thiết lập thông tin công ty: Thiết lập để hiện logo, thông tin công ty trên phần mềm xCRM và trên hóa đơn, báo giá…

- Thiết lập logo:

Bước 1: Click chọn icon (THIẾT LẬP) → Cài đặt → Tổng quan.

Bước 2: Tại đây quý khách có thể lựa chọn Logo, Favicon và điều chỉnh thông tin theo nhu cầu và bấm nút “Lưu cài đặt” để lưu lại.

- Thiết lập thông tin công ty

Bước 1: Click chọn icon (THIẾT LẬP) → Cài đặt → Thông tin công ty.

Bước 2: Tại đây quý khách vui lòng nhập đầy đủ thông tin công ty và bấm nút “Lưu cài đặt” để lưu lại.

2. Thiết lập vị trí.

Vị trí được thiết kế để thể hiện thứ bậc của tổ chức. Vị trí người dùng trong phân cấp vai trò sẽ quyết định hồ sơ khách hàng nào nhân viên có thể truy cập được.

Khi quyền truy cập chia sẻ được đặt thành riêng tư, người dùng có vai trò cụ thể chỉ có thể xem các bản ghi được gán cho họ và các bản ghi được gán cho người dùng có vị trí bên dưới họ.

Bạn có thể chỉnh sửa và tạo vị trí mới để xác định cấu hình phân cấp tổ chức của công ty bạn trên phần mềm xCRM.

• Để xem và thêm các vị trí mới, quý khách hãy Click chọn icon (THIẾT LẬP) → Vị trí.

3. Tạo nhân viên.

• Thêm mới nhân viên (Tạo User) là chức năng tạo tài khoản đăng nhập vào phần mềm cho nhân viên. Nhân viên sẽ dùng tài khoản này để đăng nhập vào phần mềm.

Để tạo một tài khoản đăng nhập cho nhân viên, bạn thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

• Để xem danh sách nhân viên, quý khách hãy chọn icon (THIẾT LẬP) → Nhân viên.

• Tạo nhân viên mới quý khách hãy chọn vào nút Nhân viên mới và điền các thông tin cá nhân.

4. Thiết lập máy chủ gửi email.

Thiết lập cho phép quý khách gửi email cho khách hàng của mình bằng email theo tên miền riêng của quý khách.

• Để cài đặt Email, quý khách hãy chọn icon (THIẾT LẬP) → Cài đặt → Email

• Mã hoá email: Mã hoá email dưới dạng SSL hoặc TLS

• Máy chủ SMTP: Nhập máy chủ SMTP

• Cổng: Nhập port của SMTP

• Email: Nhập tên email gửi tin

• Gửi thử email: nhập Email để test nếu cài đặt chính xác

5. Thiếp lập Email Template.

Email template là những email mẫu để hệ thống tự động gửi cho khách hàng. Trên hệ thống chúng tôi đã thiết lập sẵn các nội dung mẫu cho email template. Quý khách chỉ cần chọn vào từng email mẫu và chỉnh sửa lại nội dung cho phù hợp.

• Để xem và chỉnh sửa các email mẫu, quý khách hãy chọn icon (THIẾT LẬP) → Email mẫu

Chọn vào một email template để chỉnh sửa. Chúng tôi đã tạo sẵn tất cả email mẫu mặc định, bạn chỉ cần chỉnh sửa lại cho phù hợp với nội dung của công ty mình.

- Chủ để mẫu: Tiêu để của email

- Người gửi: Tên người gửi hoặc tên công ty.

- Nội dung email: Nội dung email gửi cho người dùng.

- Hệ thống hỗ trợ những trường đại diện có sẵn phía bên phải để cho bạn có thể dễ dàng lựa chọn để sử dụng. Xin vui lòng tham khảo những email mẫu hiện có để dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.